O Cartório de Registro de Imóveis, Protesto, Títulos e Documentos e Pessoas Jurídicas da Comarca de Costa Rica, no Estado do Mato Grosso do Sul, cliente da Siscart há dezesseis anos, já possui todo o seu acervo de dados digitalizado.

Nesta serventia, o Livro 2, Livro 3, registros de Títulos e Documentos e Pessoas Jurídicas,  Instrumentos de Protesto e livros de apontamentos já estão armazenados em arquivos eletrônicos e assinados digitalmente.  Este foi um trabalho realizado em parceria com a Siscart que também auxiliou na digitalização de todos os livros oficiais exigidos pela Corregedoria do Estado ( que são arquivados de forma eletrônica e remetidos relatórios de selos ao TJ/MS, diariamente).

Para manter estas informações armazenadas de forma segura e acessível, todas as precauções de segurança e compatibilidade foram tomadas, sendo que, o Cartório conta com vários níveis e processos de backup, acompanhados pessoalmente pelo Oficial. O padrão PDF/A dos arquivos seguem as normas do e-Ping possibilitando uma longa compatibilidade, e o certificado digital pela ICP-Brasil garante sua integridade.

“A Siscart trabalhou na atualização do parque de máquinas do cartório, bem como aquisição de scanners profissionais de alta produtividade para a digitalização dos documentos físicos. Realizou também a organização de procedimentos e rotinas de digitalização e geração dos documentos eletrônicos, principalmente em atenção aos padrões do e-Ping e ICP-Brasil, e por fim, tornar a serventia uma IT (Instalação Técnica)”, explicou Bio Bonato, técnico responsável da Siscart.

Todo este processo em ambiente digital foi autorizado pela juíza Corregedora da Comarca de Costa Rica em meados de 1994, ocasião em que a Siscart tornou-se parceira da serventia, e acompanhado pela Corregedoria Geral de Justiça de Mato Grosso do Sul, sendo que a última orientação foi a determinação de assinatura digital de todo o acervo da serventia no ano de 2009.

Bonato disse ainda que um funcionário da Siscart  foi enviado  à serventia para dar treinamento e esclarecer dúvidas à respeito das atualizações, bem como a indicação de literatura apropriada para todos os funcionários. “Realizamos a conversão das imagens antigas existentes para os padrões atuais por meio de um conversor que além de converter as imagens existentes para os padrões estabelecidos pelas normas do e-Ping, assina digitalmente os mesmos no ato da conversão”, disse o técnico.

A Siscart também organizou as imagens de forma que os próprios sistemas administrativos pudessem localizá-las, disponibilizando-as para exibição e impressão, além de criar um módulo unificado que permite a recuperação de qualquer imagem digitalizada seja qual for sua origem ou especialidade.

Este é um exemplo de cartório que, em parceria com a Siscart, está recebendo muito bem a tecnologia, com responsabilidade, segurança e cumprindo sua parte de colaboração para a era digital.